Koszty i kategorie kosztów — DC Accountant

Sam przychód bez kosztów daje fałszywy spokój. Wystawiasz faktury, Kokpit ładnie rośnie, a tymczasem hosting, WhitePress, paliwo i ZUS żyją w galerii telefonu. W Design Cart tego nie chciałem. Dlatego w DC Accountant wydatki siedzą obok faktur — w tym samym panelu, z tą samą logiką listy i formularza.

Z tego artykuł dowiesz się jak zarządzać kosztami w aplikacji do fakturowania DC Accountant

Ten kurs łączy dwa działy, które w menu są osobno, ale w robocie są jednym flow:

1. Kategorie kosztów — słownik (Biuro, Marketing, SaaS…).
2. Koszty — konkretne dokumenty zakupowe, ręcznie albo ze skanem i AI.

Kolejność jest ważna. Najpierw kategorie. Potem koszty. Inaczej po kwartale masz listę „bez kategorii” i raporty, z których nic nie wynika.

 

📚 Po co w ogóle dwa moduły?

Kategoria to etykieta. Koszt trzyma ID kategorii, nie kopię nazwy. Zmieniłeś „Marketing” na „Marketing i reklama” — wszystkie historyczne wydatki od razu pokazują nową etykietę. Usuniesz kategorię, a koszty dalej wiszą — tylko bez porządnego worka. Stąd rada z pola: wyłączaj, nie kasuj, jeśli kategoria już była używana.

Koszty zasilają wykresy na Kokpicie i w Statystykach. Wyłączony koszt (status) możesz wyciąć z sum, nie ruszając historii. Załącznik zostaje przy rekordzie — za rok księgowa pyta o skan, a Ty nie grzebiesz w WhatsAppie z lipca.

 

🏷️ Część 1. Kategorie kosztów

W lewym menu w panelu administracyjnym swojej strony internetowej Wordpress przejdź do: DC Accountant → Kategorie kosztów

URL: http://twoja-domena.pl/wp-admin/admin.php?page=dc-accountant-cost-cats

Lista jest krótka i ma taka być. Kolumny: ID, nazwa, skrót notatki (ok. 12 słów — pełny tekst tylko w edycji), status, operacje. Pusty stan: Brak kategorii.

Na pasku: masowe Usuń, liczba wierszy (20 / 50 / 100), wyszukiwarka po nazwie. W hero: Dodaj kategorię.

W wierszu:

• Edytuj — formularz.
• Usuń — kasuje kategorię. Jeśli koszty już na nią wiszą, najpierw przepnij je na inną.
• Status — wyłączenie chowa kategorię z selecta przy nowym koszcie. Stare przypisania zostają. To jest bezpieczniejsza droga niż delete.

 

Formularz kategorii

Trzy pola. Serio, trzy:

• Nazwa (name) — jedyne wymagane. „Biuro i administracja”, „Oprogramowanie SaaS”, „Paliwo / transport”.
• Notatka (comment) — wewnętrzna, nie idzie na PDF. Tu wpisujesz zasadę: „tu wrzucamy hosting i domeny”, nie esej.
• Aktywna (status) — domyślnie włączona. Wyłączona znika z selecta kosztów.

Przyciski: Zapisz, Anuluj.

Edycja to ten sam formularz z danymi. Zmiana nazwy „przemianowuje” etykietę we wszystkich kosztach z tym ID. Dlatego nie bój się doprecyzować nazwy po miesiącu — bój się za to tuzina prawie-identycznych kategorii.

 

Zestaw startowy, który nie zwariuje

1. Biuro
2. Marketing
3. Oprogramowanie / SaaS
4. Transport
5. Usługi zewnętrzne (B2B)
6. Podatki i ZUS
7. Inne

Siedem worków na start. Łatwiej scalić później, niż rozplątywać chaos. Załóż je zanim wrzucisz stertę faktur albo odpalisz analizę AI — wtedy od razu przypiszesz kategorię, zamiast wracać do każdego rekordu.

 

💸 Część 2. Koszty

Menu: DC Accountant → Koszty

URL: http://localhost/wordpress/wp-admin/admin.php?page=dc-accountant-costs

Przycisk hero: Dodaj koszt. Masowe działania: Usuń. Pusty stan: Brak kosztów.

Kolumny listy: ID, numer dokumentu, data, netto, VAT, brutto, status, operacje (Edytuj / Usuń). Tu nie ma kolumny kategorii — kategorię ustawiasz w formularzu. Na liście idziesz po numerze faktury i kwocie.

 

Nowy koszt — najpierw skan, potem kontrola

Formularz idzie od góry. Najpierw AI, potem dane, daty, kwoty, załącznik. Wysyłka POST z enctype="multipart/form-data" — bo pliki.

Analiza AI

Podtytuł sekcji: „Wybierz dokument, potem kliknij Analizuj”. Dropzone: PDF, JPG, PNG, max 20 MB. Przycisk Analizuj dokument jest martwy, dopóki nie wybierzesz pliku. Po wyborze obok pojawia się nazwa.

Warunek: klucz API w Ustawienia → AI. Bez klucza dropzone jest ozdobą.

Po analizie dostajesz:

• Raport AI — które pola weszły, które nie.
• Propozycję kontrahenta — jeśli model rozpozna sprzedawcę, wiążesz z istniejącym klientem albo zakładasz nowego.

AI nie zwalnia z myślenia. NIP, netto, VAT, brutto — zawsze rzut oka. Zaokrąglenia lubią się rozjechać o grosz. Mój rachunek: czas właściciela jest droższy niż tokeny API. Skan z OVH w minutę zamiast w dziesięć — w skali miesiąca się składa. Ale minutę weryfikacji i tak zostawiasz.

Dane dokumentu

• Kategoria (category_id) — select ze słownika z części 1. Pierwsza opcja: „— wybierz —”. Jak lista jest pusta, wróć do kategorii. Nie odkładaj tego na „potem”.
• Kontrahent (customer_id) — wyszukiwarka „Szukaj klienta…”. Dostawca to ten sam moduł Klientów, co nabywca na FV. Nie budujesz drugiej bazy.
• Nr dokumentu (document_number) — numer faktury zakupowej, taki jak na papierze.

Daty

• Data wystawienia (issue_date)
• Data sprzedaży (sale_date)
• Termin płatności (due_date) — zwykłe pole daty, bez presetów „7 / 14 / 30 dni” jak na FV. Tu jesteś po stronie kupującego.

Kwoty

• Netto, VAT, Brutto — step 0.01.
• Waluta — lista z modułu Waluty. Raporty mogą przeliczać względem kursu.
• Stawka VAT — po zmianie stawki, gdy netto już jest, JS dolicza VAT i brutto. Nie licz tego w pamięci „na szybko”.

Dodatkowe

• Opis — co to za wydatek, własnymi słowami.
• Załącznik — skan. Przy edycji, jeśli plik już siedzi w mediach: link „Pobierz obecny załącznik”. Ten sam mechanizm co plik z AI — możesz dołączyć fakturę do archiwum i mieć ją przy rekordzie.
• Aktywny — wyłączony koszt może wypaść z sum na wykresach, bez kasowania historii.

Na dole: Zapisz, Anuluj.

 

Edycja — prawdziwy dokument, nie pusty szablon

Edycja to ten sam układ, tylko z danymi. Na zrzucie: WhitePress, FV 9205/2026, 800 zł netto / 184 VAT / 984 brutto, opis usługi reklamowej. Zwróć uwagę, że kategorię i walutę i tak trzeba świadomie wybrać — AI i import nie zwalniają z selecta. Otwórz, sprawdź, zapisz.

 

🧭 Jak to składać w praktyce

1. Załóż 5–7 kategorii (albo zostaw demo i wyłącz zbędne).
2. Wejdź w Koszty → Dodaj koszt.
3. Upuść PDF / zdjęcie, kliknij Analizuj dokument.
4. Wybierz kategorię. Zwiąż kontrahenta.
5. Sprawdź netto / VAT / brutto i daty. Zapisz.
6. Kokpit i Statystyki — czy słupek kosztów w danym miesiącu w ogóle się ruszył.

Jak ten przebieg przejdzie na jednej fakturze za hosting, jesteś gotowy na resztę miesiąca. Nie importuj pięćdziesięciu skanów, zanim nie zobaczysz, że kategoria i kwoty lądują tam, gdzie trzeba.

 

🧨 Częste wpadki

• Koszty bez kategorii — po kwartale śmietnik. 10 minut na słownik na starcie.
• AI zaakceptowane bez sprawdzenia — model się myli. Zawsze NIP i kwoty.
• AI „nie działa” — Ustawienia → AI, „Testuj połączenie”, limit 20 MB, PDF albo JPG/PNG.
• Za dużo kategorii — „Hosting OVH”, „Hosting home.pl”, „Domena”… Potem nikt nie pamięta, gdzie wrzucić fakturę. Lepiej: Infrastruktura IT + notatka.
• Kasowanie kategorii zamiast wyłączenia — status jest od tego.
• Kasowanie kosztu zamiast wyłączenia — to samo. Historia i załącznik bywają droższe niż „czysta” lista.

Nic odkrywczego. Po prostu rzeczy, na których wywracasz się w pierwszym tygodniu — a potem księgowa pyta o skan, którego nie ma.

 

🧾 Podsumowanie

Kategorie to porządek. Koszty to dokumenty. Razem: wiesz, ile wyszło i na co. AI skraca przepisywanie ze skanu. Załącznik zostaje przy rekordzie. Wykresy na Kokpicie przestają kłamać kolorem przychodu.

Zrób kategorie dziś. Wrzuć jeden prawdziwy koszt. Sprawdź kwoty. Reszta to nawyk, nie konfiguracja.