Obsługa i zarządzanie zamówieniami w Magento

Panel Sprzedaż w Magento 2 to centralne miejsce obsługi wszystkich procesów związanych z zamówieniami.

To tutaj sprawdzisz statusy, wystawisz faktury, przygotujesz wysyłki i w razie potrzeby utworzysz korekty. Dzięki przejrzystym listom i filtrom szybko znajdziesz potrzebne dokumenty, a cała obsługa klienta odbywa się w jednym miejscu. W tym module zobaczysz pełny cykl życia zamówienia – od jego złożenia, aż po finalną transakcję.

 

Menu „Sprzedaż”

Po zalogowaniu do panelu administracyjnego Magento jednym z najważniejszych obszarów jest menu Sprzedaż (screen 1). To właśnie tutaj znajdziemy wszystkie dokumenty związane z obsługą zamówień – od momentu złożenia przez klienta, aż po rozliczenia finansowe.

Magento grupuje w tym miejscu zakładki:

• Zamówienia – lista wszystkich zamówień złożonych w sklepie.

• Faktury – dokumenty sprzedażowe powiązane z zamówieniami.

• Wysyłki – informacje o zrealizowanych przesyłkach.

• Korekty (nota kredytowa) – dokumenty zwrotów i rozliczeń korekcyjnych.

• Transakcje – historia płatności i operacji finansowych.

 

Logika dokumentów w Magento

W Magento proces sprzedaży przebiega według jasno określonego schematu:

1. Zamówienie – klient składa zamówienie w sklepie.

2. Faktura – po opłaceniu zamówienia wystawiana jest faktura sprzedaży.

3. Wysyłka – następny krok to realizacja dostawy produktów.

4. Korekta – w przypadku zwrotu lub anulowania części zamówienia wystawia się dokument korygujący.

5. Transakcje – system rejestruje płatności oraz ich status (np. zatwierdzone, oczekujące, zwrócone).

 

Lista zamówień

Lista zamówień to pierwsze miejsce, w którym pracuje obsługa sklepu po wejściu do zakładki Sprzedaż → Zamówienia (screen 2). To tutaj widać wszystkie zamówienia złożone przez klientów wraz z ich szczegółowymi danymi. Widok ten pozwala w szybki sposób filtrować, wyszukiwać i wykonywać akcje na wielu zamówieniach jednocześnie.

 

Filtry: ID, klient, status, daty

Nad tabelą zamówień dostępne są filtry, które ułatwiają znalezienie konkretnego zamówienia:

• ID zamówienia – wyszukiwanie po unikalnym numerze.

• Klient – filtrowanie po imieniu, nazwisku lub adresie e-mail klienta.

• Status – wybranie tylko zamówień w określonym stanie (np. „Oczekuje na płatność”, „Zrealizowane”).

• Daty – możliwość przefiltrowania zamówień z wybranego okresu (np. bieżący miesiąc, ostatnie 7 dni).

👉 Tip: korzystając z filtrów możesz bardzo szybko odszukać problematyczne zamówienia, np. wszystkie nieopłacone z ostatnich 30 dni.

 

Sortowanie i wyszukiwanie

Każdą kolumnę w tabeli można sortować rosnąco lub malejąco (np. według daty lub wartości zamówienia). Dodatkowo dostępne jest pole wyszukiwania, które pozwala na szybkie odnalezienie zamówienia po podstawowych danych.

👉 Tip: często przydatne jest sortowanie zamówień po kolumnie „Data utworzenia” – dzięki temu na górze listy masz zawsze najnowsze zamówienia.

 

Podstawowe akcje masowe

Magento pozwala na wykonywanie akcji zbiorczych dla wielu zamówień jednocześnie. Wystarczy zaznaczyć checkboxy przy wybranych pozycjach i z menu akcji wybrać odpowiednią operację.
Najczęściej używane akcje to:

• Zmiana statusu – np. oznaczenie wielu zamówień jako „Wysłane”.

• Eksport – wyeksportowanie listy zamówień do pliku CSV lub XML, przydatne np. do raportów księgowych czy logistycznych.

👉 Tip: akcje masowe znacznie przyspieszają codzienną pracę – zamiast edytować każde zamówienie oddzielnie, można jednym kliknięciem zmienić status dla całej grupy.

 

Szczegóły zamówienia

Po wejściu w konkretne zamówienie (screen 3) zobaczysz wszystkie najważniejsze informacje potrzebne do jego obsługi. Widok ten pozwala sprawdzić dane klienta, status zamówienia, szczegóły płatności i dostawy, a także przejrzeć historię komunikacji i zmian.

 

Dane klienta i adresy

W górnej części ekranu znajdują się informacje o kliencie: imię, nazwisko, adres e-mail oraz typ konta (nowy klient, konto zarejestrowane). Poniżej widoczne są dwa kluczowe adresy:

• Adres rozliczeniowy – używany do faktury i płatności.

• Adres wysyłki – dane potrzebne do dostarczenia przesyłki.
  👉 Tip: jeżeli klient podał różne adresy, zawsze sprawdzaj, czy faktura i dostawa trafiają pod właściwe dane.

 

Informacje o płatności i dostawie

W tej sekcji znajdziesz szczegóły dotyczące metody płatności (np. PayU, przelew bankowy, płatność przy odbiorze) oraz metody wysyłki (np. Kurier, Paczkomat, Odbiór osobisty). Widoczny jest także koszt dostawy i łączna kwota zamówienia.
👉 Tip: jeśli pojawiają się problemy z płatnością, tutaj sprawdzisz, czy transakcja została poprawnie zarejestrowana w systemie.

 

Historia statusów i komentarze

Magento automatycznie rejestruje wszystkie zmiany statusów zamówienia (np. „Nowe”, „Oczekuje na płatność”, „Wysłane”). W tej sekcji możesz również dodawać komentarze do zamówienia – zarówno wewnętrzne, jak i widoczne dla klienta.

• Komentarze wewnętrzne służą do komunikacji w zespole obsługi.

• Komentarze dla klienta można wysyłać mailem jako część obsługi zamówienia.

👉 Tip: korzystaj z komentarzy, aby informować klienta o postępie realizacji – zmniejsza to liczbę zapytań do obsługi sklepu.

 

Faktury

Czym różni się faktura od zamówienia?

W Magento zamówienie to dokument potwierdzający chęć zakupu, ale dopiero faktura jest oficjalnym potwierdzeniem sprzedaży. Oznacza to, że klient zapłacił (lub płatność została zatwierdzona), a sklep może rozpocząć realizację wysyłki. Zamówienie może istnieć bez faktury (np. w oczekiwaniu na przelew), ale faktura zawsze powiązana jest z konkretnym zamówieniem.
👉 Tip: w praktyce wystawienie faktury zamienia zamówienie ze statusu „oczekujące” w „zrealizowane finansowo”.

 

Generowanie faktur

Aby wystawić fakturę, należy wejść w szczegóły zamówienia i kliknąć przycisk „Utwórz fakturę”. Magento pozwala na:

• wystawienie faktury dla całego zamówienia,

• wystawienie faktury częściowej (np. tylko dla wybranych produktów),

• dodanie numeru faktury zgodnego z ustalonym schematem numeracji.
  Po zapisaniu faktury zamówienie automatycznie zmienia status, a faktura pojawia się na liście dokumentów.
  👉 Tip: jeśli klient płaci w kilku ratach, możesz wystawić kilka faktur do jednego zamówienia.

 

Podgląd dokumentu

Wystawioną fakturę można podejrzeć, a następnie wydrukować lub zapisać w formacie PDF. W podglądzie znajdziesz wszystkie istotne dane: informacje o kliencie, zamówionych produktach, cenach netto/brutto, podatkach oraz metodzie płatności.

👉 Tip: w podglądzie faktury masz opcję szybkiego wysłania dokumentu e-mailem do klienta – to przyspiesza obsługę i zmniejsza liczbę zapytań o potwierdzenie płatności.

 

Wysyłki

Tworzenie dostawy z zamówienia

Po wystawieniu faktury kolejnym krokiem w obsłudze zamówienia jest przygotowanie wysyłki. Wchodząc w szczegóły zamówienia, możesz kliknąć przycisk „Utwórz wysyłkę”. Magento pozwala utworzyć wysyłkę dla całego zamówienia albo tylko dla wybranych produktów (np. jeśli część towaru wysyłasz później).
👉 Tip: częściowe wysyłki są przydatne, gdy magazyn nie ma wszystkich produktów od razu – klient otrzyma część zamówienia szybciej.

 

Numery śledzenia przesyłek

Podczas tworzenia wysyłki możesz dodać numer śledzenia paczki (tracking number) i przypisać go do wybranego przewoźnika. Dzięki temu klient automatycznie otrzymuje informację o przesyłce i może sprawdzić jej status na stronie firmy kurierskiej.
👉 Tip: zawsze dodawaj numery śledzenia – to ogranicza ilość zapytań klientów typu „Gdzie jest moja paczka?”.

 

Szczegóły wysyłki 

W szczegółach wysyłki znajdziesz informacje o produktach, które zostały wysłane, adresie dostawy oraz przewoźniku. Widzisz tutaj również dodane numery śledzenia oraz historię operacji związanych z daną dostawą.
👉 Tip: szczegóły wysyłki są najlepszym miejscem do szybkiej weryfikacji, co faktycznie zostało wysłane, zwłaszcza gdy zamówienie było realizowane w kilku częściach.

 

Faktury korygujące

 

Zasada działania: kiedy wystawia się korektę

Faktura korygująca (w Magento określana często jako nota kredytowa) to dokument wystawiany w sytuacji, gdy trzeba skorygować wcześniej wystawioną fakturę. Najczęstsze przypadki to: zwrot części lub całości zamówienia, pomyłka w kwocie lub anulowanie transakcji. Korekta zmniejsza wartość sprzedaży i może wiązać się ze zwrotem pieniędzy klientowi.
👉 Tip: faktury korygujące zawsze powiązane są z konkretnym zamówieniem i fakturą – nie wystawisz korekty „od zera”.

 

Widok listy 

W zakładce Sprzedaż → Korekty znajdziesz listę wszystkich wystawionych faktur korygujących. Lista działa podobnie jak w przypadku zamówień czy faktur – można filtrować dokumenty po ID, kliencie, dacie czy statusie. Dzięki temu łatwo odnaleźć konkretne korekty i mieć pełną kontrolę nad zwrotami.
👉 Tip: przy większej liczbie zwrotów korzystaj z filtrów daty i statusu – szybciej znajdziesz dokument, którego szukasz.

 

Szczegóły dokumentu korekty

 

Po wejściu w szczegóły korekty zobaczysz wszystkie dane: produkty objęte zwrotem, kwoty, podatki, metodę płatności i ewentualne zwrócone środki. Historia korekty pokazuje również, czy zwrot został już zrealizowany.
👉 Tip: w szczegółach korekty masz opcję wysłania dokumentu e-mailem do klienta – to dobra praktyka, bo klient od razu widzi, że zwrot został prawidłowo zaksięgowany.

 

Umowy rozliczeniowe

Omówienie funkcji (cykliczne rozliczenia)

Umowy rozliczeniowe w Magento to funkcja, która pozwala obsługiwać cykliczne płatności i rozliczenia. Dzięki niej można ustalić harmonogram, według którego klient będzie regularnie obciążany określoną kwotą, np. co miesiąc lub co kwartał. W panelu administracyjnym widać listę wszystkich aktywnych umów, ich status oraz historię płatności.
👉 Tip: umowy rozliczeniowe automatyzują proces powtarzalnych transakcji i zmniejszają ryzyko, że klient zapomni o płatności.

 

Praktyczne zastosowanie – np. subskrypcje

Najczęstsze zastosowania umów rozliczeniowych to:

• subskrypcje produktów – np. comiesięczna dostawa karmy dla zwierząt czy kosmetyków,

• usługi abonamentowe – dostęp do treści premium, oprogramowania, kursów online,

• członkostwa i kluby lojalnościowe – stałe opłaty za uczestnictwo w programie.

👉 Tip: wdrożenie umów rozliczeniowych to świetny sposób na zbudowanie stałych przychodów i lojalności klientów – zamiast jednorazowej sprzedaży zyskujesz długoterminowe relacje.

 

Transakcje

Lista transakcji powiązanych z zamówieniami

W zakładce Sprzedaż → Transakcje znajdziesz listę wszystkich operacji płatniczych powiązanych z zamówieniami. Każda transakcja jest rejestrowana osobno – możesz sprawdzić, czy płatność została przyjęta, odrzucona, zwrócona lub czy wciąż oczekuje na potwierdzenie. Dzięki temu masz pełną kontrolę nad przepływem pieniędzy w sklepie i łatwo zweryfikujesz, które zamówienia zostały faktycznie opłacone.
👉 Tip: zakładka „Transakcje” to pierwsze miejsce, do którego warto zajrzeć, gdy klient zgłasza problem z płatnością.

Filtry (ID transakcji, metoda płatności, rodzaj)

Lista transakcji zawiera rozbudowane filtry wyszukiwania, m.in.:

• ID transakcji – unikalny numer nadany przez system Magento lub operatora płatności,

• Metoda płatności – np. PayPal, PayU, przelew bankowy, płatność kartą,

• Rodzaj transakcji – obciążenie (płatność), zwrot, autoryzacja.
  👉 Tip: korzystaj z filtrów, aby szybko znaleźć wszystkie nieudane lub zwrócone transakcje w wybranym okresie.

 

Powiązanie z systemami płatności online

Magento automatycznie łączy transakcje w panelu z danymi od operatora płatności (np. PayPal, PayU, Przelewy24). Dzięki temu widać pełną historię – od momentu autoryzacji karty po zaksięgowanie lub zwrot środków. W przypadku reklamacji lub pytań klientów możesz łatwo porównać status w Magento z informacjami z systemu płatniczego.
👉 Tip: jeżeli w transakcjach widać status „Oczekuje na płatność”, a operator potwierdził już przelew, najczęściej wystarczy odświeżyć indeksy lub zsynchronizować moduł płatności.

 

FAQ – Zarządzanie zamówieniami w Magento

1. Czym różni się zamówienie od faktury w Magento?
Zamówienie to dokument potwierdzający chęć zakupu. Faktura natomiast oznacza, że płatność została zatwierdzona i sprzedaż jest oficjalnie zrealizowana.

2. Czy mogę wystawić kilka faktur do jednego zamówienia?
Tak. Magento umożliwia wystawienie kilku faktur częściowych, np. gdy klient płaci w ratach albo produkty wysyłane są etapami.

3. Jak sprawdzić, czy klient zapłacił za zamówienie?
Najlepiej wejść w zakładkę Transakcje i sprawdzić status płatności. Jeśli transakcja ma status „Zatwierdzona” – pieniądze są na koncie.

4. Do czego służą faktury korygujące (korekty)?
Korekty wystawia się przy zwrotach, anulowaniu zamówienia lub pomyłkach w kwotach. To dokument zmniejszający wartość sprzedaży, który często wiąże się ze zwrotem pieniędzy klientowi.

5. Czy mogę wysłać fakturę lub korektę e-mailem do klienta?
Tak, w podglądzie dokumentu dostępna jest opcja „Wyślij e-mailem”. To dobre rozwiązanie, bo klient od razu otrzymuje potwierdzenie i mniej pytań trafia do obsługi sklepu.

6. Jak dodać numer śledzenia przesyłki?
Podczas tworzenia wysyłki wpisz numer trackingowy i wybierz przewoźnika. Magento automatycznie wyśle klientowi dane do śledzenia paczki.

7. Co zrobić, jeśli zamówienie ma status „Oczekuje na płatność”, a klient twierdzi, że zapłacił?
Najpierw sprawdź zakładkę Transakcje i porównaj status z systemem operatora płatności (np. PayU, PayPal). Czasem wystarczy odświeżyć indeksy lub zsynchronizować moduł płatności.

8. Czy mogę częściowo zrealizować wysyłkę zamówienia?
Tak. Podczas tworzenia wysyłki możesz wybrać tylko część produktów, a resztę wysłać później w kolejnej dostawie.

9. Do czego służą umowy rozliczeniowe?
To mechanizm do obsługi cyklicznych płatności, np. w przypadku subskrypcji produktów, abonamentów czy członkostw.

10. Czy mogę masowo zmieniać statusy zamówień?
Tak. W widoku listy zamówień zaznacz wybrane pozycje i użyj akcji masowej, np. „Zmień status” lub „Eksportuj”.

 

Podsumowanie

Moduł Sprzedaż w Magento pozwala obsłużyć cały cykl zamówienia – od momentu jego złożenia, przez wystawienie faktury i przygotowanie wysyłki, aż po ewentualne korekty i rozliczenie transakcji. Dzięki temu wszystkie procesy są zebrane w jednym miejscu, a obsługa sklepu ma pełną kontrolę nad płatnościami, dostawami i dokumentami. To centrum codziennej pracy przy sprzedaży online.